7 Claves para dominar Excel

En esa imagen se puede ver un buen ejemplo de cómo hacer una tabla de datos, si observa que es muy simple, no tiene adornos ni tiene diseños raros con celdas combinadas, agrupación de datos en las columnas superiores, etc. de columnas bien definidas  en la primera fila, aunque también podría iniciar la tabla mas abajo, dejando 4 filas arriba para poner el nombre de la empresa, fecha actual y el tipo de datos de esa tabla (ejemplo: registro de ventas), pero la parte de la tabla debe ser simple, con sus columnas bien definidas.

Dando una hoja para cada cliente, para cada día, cada mes, cada vendedor, sucursal, etc. 

Si tienes la tentación de usar una hoja para registrar los datos de cada día, semana, mes, por cliente, proveedor, etc… sácate eso de la cabeza.

Entonces como registrar mis datos..?
La manera correcta es usar una sola hoja…

Si ves la tabla de la imagen anterior, hay una columna para indicar la fecha, también para el cliente, vendedor… y así puedes poner cualquier rótulo de columna que pueda identificar o diferenciar cada registro de los demás.


Y cuales son los beneficios de poner todo en una sola hoja…?
Primero que nada es importante usar el sentido común, no significa que pondrás todo en la misma hoja, ventas compras, gastos de viaje, etc…, de lo que se trata es de poner todo lo que sea del mismo rubro en una hoja, usando rótulos de columna que servirán para diferenciar o identificar la información relacionada con cada registro. 

Beneficio 1.- No tendrás que liarte con cientos de hojas solo para un tipo de dato.
Beneficio 2.- El registro de datos será más sencillo, no tendrá que recorrer hojas para encontrar las que necesite.
Beneficio 3.- La generación de informes será mucho más simple al estar todo en una hoja.

Este es el punto que me parece el mas importante para empezar a sacarle mayor provecho a excel, si aspiras a generar tus propias aplicaciones en excel, hay que empezar a estructurar mejores las tablas de datos. 


2.- Aprende a dominar las funciones de búsqueda y referencia.
Después de registrar datos, lo segundo más importante o que mas se hace, es la búsqueda de información, que por lo menos se basa en un criterio, de ahí la importancia de estructurar bien los datos como se indica en el punto número 1.

Excel tiene una categoría de funciones llamada “ Busqueda y referencia ”, estas funciones buscan y ubican cierta información en una tabla de datos y devuelven información relacionada.

Un ejemplo es la función BUSCARV , que por cierto es una de las funciones mas usadas en excel, así que es importante que la domines, buscarv busca un dato especifico en la primera columna de una tabla de datos y devuelve el dato que esta en la misma fila donde encuentra el dato, pero en otra columna de esa misma tabla.

Asi que puedes usar esta funcion para obtener por ejemplo el RFC  de un cliente, para ello solo pones el nombre del cliente y la funcion ese nombre en la tabla, si lo encuentras, devolvera el dato que esta en la columna de RFC en esa misma fila donde encontre el nombre.

3.- Dominar las Funciones Lógicas

El uso de funciones logicas  o condicionales, principalmente la funcion SI , rivaliza con el uso de BUSCARV, osea que esas dos funciones son de las mas usadas.

Las funciones lógicas lo que hacen es evaluar una o mas condiciones, dependiendo del resultado, hacen una u otra acción que es especificada por el usuario.

Ejemplo: Si el valor de la celda es mayor o igual a nueve, el resultado de la función será “Excelente”, de lo contrario será “Aprobado”

La formula en ese caso seria la siguiente: =SI(A1>=9,”Excelente”,”Aprobado”)

4.- Trabajando con funciones de estadística

Otra cosa muy habitual en excel es el manejo de estadísticas  en base a la información registrada, finalmente de lo que se trata al almacenar información es poder medirla.

Un ejemplo seria el poder obtener la suma de las ventas de un cliente especifico, o el total que se ha gastado en un periodo dado.

Realmente no tiene sentido almacenar cientos o millas de filas de datos y no tiene opción para obtener estadísticas de una manera automatizada, precisamente para eso son las funciones de estadística, y aquí también cobra importancia el tener la información bien estructurada en una sola hoja, imagina que te piden la suma de ventas de un cliente, dentro de un rango especifico de fechas, pero tu tienes una hoja para cada semana, seria un problema verdad, sobre todo si tiene muchos registros y muchas hojas.

Pues resulta que eso no seria ningun problema para la funcion sumar.si , esto si los datos estan bien estructurados, esta funcion hace una suma segun un criterio, por ejemplo la suma de ventas de un cliente.

La función  sumar.si.conjunto  puede hacer lo mismo, pero además puede soportar múltiples condiciones, así puede generar estadísticas más complejas.

5.- Usar filtro de datos

El uso de  filtro de datos   es lo mas basico y práctico a la hora de generar informes, tambien basado en tu base de datos.

Ejemplo: tienes una gran tabla de datos y deseas ver solo los registros de un cliente especifico, para hacer esto simplemente puedes aplicar un filtro en la misma hoja, pero también puedes generar un filtro avanzado en otra hoja, asi puedes generar un informe en  otra hoja, basada en tu base de datos.

6.- Aprender a programar macros.

El uso de las macros  es algo mas avanzado, basicamente es programar tus propias funciones y procedimientos, aprender a programar puede ser visto como algo dificil o lejano para muchos, pero realmente no es tan dificil, ademas, si realmente quieres sacar el maximo provecho de excel, es necesario aprender a programar en VBA (Visual basic para aplicaciones).

Imagina poder programar tus propias aplicaciones para contabilidad  o cualquier sector donde te desarrolles, poder ejecutar reportes con un solo clic y generar los en cuestión de segundos, puedes programar eso con VBA y después ya no tendrás que hacer esa tarea de la manera tradicional, ahora podrás hacerlo cuando quieras con un solo click.

7.- La practica hace al maestro.

Si realmente quieres aprender y hacer que excel haga el trabajo duro por ti, no basta con solo leer, ver videos y descargar ejemplos resueltos , lo que realmente te va a convertir en un as de excel es la práctica, tienes que practicar mucho, intentar cualquier cosa que se te prevenga o creas que se pueda hacer, incluso aquello que piensas que no es posible programar, en excel no hay una lista de funciones y formulas especificas, en realidad tus armas tus propias formulas usando las funciones nativas de excel y de acuerdo a tus necesidades, incluso puedes programar tus propias funciones con VBA.

Seguramente te suena esta frase… (la práctica hace al maestro), pues no es una simple frase, es una realidad, solamente practicando mucho se llega a dominar algo, pasa lo mismo con excel, así que tienes que practicar (leer mucho código y escribir mucho codigo)